Директор-Инфо №10'2003
Директор-Инфо №10'2003
Поиск в архиве изданий
Разделы
О нас
Свежий номер
Наша аудитория
Реклама в журнале
Архив
Предложить тему
Рубрикатор




.





 

Служебный автомобиль и оптимизация финансов компании

Людмила Фомичева

Приобретение служебного автотранспорта

Итак, руководитель компании выбрал марку и цвет кузова служебного авто. Но перед оформлением покупки необходимо уточнить, является ли компания–продавец плательщиком НДС. Если да, то ваша фирма сможет принять к зачету сумму НДС (20% от итоговой стоимости автомобиля). А значит, налоги сократятся. Если же продавец автомобиля не выделит НДС в платежных документах, то приобретение машины на оптимизации НДС никак не скажется. Кстати, если продавец не платит НДС, то приобретенный у него автомобиль при прочих равных условиях должен стоить, по крайней мере, на 16,7% дешевле, чем в других компаниях. Или же продавец просто взвинчивает цену на свои машины.

Немаловажен с позиции оптимизации налоговых обязательств компании и выбор источника финансирования покупки служебного автомобиля.

Собственные средства компании. В этом случае покупка машины уменьшит как НДС, уплачиваемый фирмой, так и налог на прибыль. Это объясняется тем, что на стоимость основных средств (читай, автомобиля) начисляется амортизация, уменьшающая сумму налогооблагаемой прибыли (а значит, амортизация «вернет» стоимость нового авто через 3–5 лет). Причем нормативный срок полезного использования в пределах этого периода вы устанавливаете сами в момент ввода в эксплуатацию автомобиля. За это же время окупятся и грузовые машины общего назначения грузоподъемностью до 0,5 т, а более грузоподъемные — за 5–7 лет.

Впрочем, если стоимость автомобиля свыше 9500 долл., а для пассажирских микроавтобусов — свыше 12 700 долл., то государство предлагает применить понижающий коэффициент 0,5 к основной норме амортизации. Следовательно, для таких машин срок амортизации составляет не 3–5 лет, а вдвое дольше.

Заемные средства. На покупку автомобиля можно взять кредит или заем. Разумеется, в последнем случае придется заплатить, но процентные платежи выгодно отнести к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Если у вас на данный момент есть кредит, полученный на сопоставимых условиях на иные цели, к вычету можно принять всю сумму процентов. Для того чтобы установить сопоставимость, сравниваются кредиты, выданные в той же валюте на те же сроки и примерно в тех же объемах и под аналогичные обеспечения.

Если же желания доказывать сопоставимость процентов по кредитам и займам, которые получены в этом же месяце или квартале на иные цели нет, у вас появляется другая возможность. Налогооблагаемую прибыль можно уменьшить на сумму процентов, начисленных исходя из их расчетной ставки, равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза для рублевого кредита и в 1,15 раза для валютного.

Лизинговые схемы. Если автомобиль покупается по договору лизинга, то собственником машины ваша фирма станет лишь спустя указанный в договоре срок. В этом же документе необходимо оговорить, у кого на балансе до момента окончательных расчетов учитывается автомобиль — у вас или лизингодателя.

Если автомобиль будет числиться у вас, то придется платить налог на имущество. Однако, если цену машины списать на себестоимость путем ускоренной амортизации аж с коэффициентом 3, это уменьшит налог на прибыль. После прекращения договора лизинга автомобиль становится вашей полной собственностью, и вы можете самортизировать остаток стоимости за срок, оставшийся до конца периода в 3–5 лет. Но если машина дорогостоящая, то амортизацию разрешено начислять только с коэффициентом 1,5, т.е. к ускоренной норме амортизации с коэффициентом 3 нужно применить еще понижающий коэффициент 0,5.

Если автомобиль учитывается на балансе не у вас, то суммы лизинговых платежей можно включить (обычно в момент перечисления) в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Выбор схемы финансирования в каждом случае индивидуален. Зачастую выгоднее покупать машину за счет заемных средств. Если же получить кредит сложно, то целесообразно воспользоваться договором лизинга.

Аренда. Если деятельность компании связана с регулярным использованием транспортных средств, то прибегать к аренде абсолютно невыгодно. А вот когда машина нужна время от времени, ее можно арендовать у организации, частного лица или собственного сотрудника. Арендные платежи включаются в себестоимость продукции компании, а значит, налог на прибыль уменьшается, за исключением случаев уплаты аренды авансом. НДС по арендным платежам также снизит сумму налога (разумеется, если арендодатель сам платит НДС).

Если машина арендуется у физического лица, следует удерживать налог на доходы с суммы выплат. Причем при аренде машины с водителем лучше сразу разграничить в договоре зарплату последнего и величину арендных платежей. На сумму зарплаты придется начислять единый социальный налог (ЕСН). Но в любом случае по арендованной машине придется оформлять путевые листы и другие первичные документы.

Использование личного автотранспорта. Автомобиль на балансе компании не учитывается, но компенсацию работнику за использование его машины в служебных целях можно выплачивать. Такие затраты считаются обоснованными, если по роду своей деятельности сотрудник вынужден находиться в постоянных разъездах. Поэтому данные расходы следует отразить в должностной инструкции (налоговиков это вполне убедит). Кроме того, работник обязан представить в бухгалтерию копию технического паспорта на автомобиль.

Компенсация выплачивается на основании приказа руководителя. Для сотрудника же полученные средства будут уменьшать налогооблагаемую базу только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №92. А вот с суммы, превышающей нормы компенсации, необходимо удерживать налог на доходы. ЕСН компенсации работника не облагаются, ведь сверхнормативные выплаты не уменьшают базу по налогу на прибыль.

Эксплуатация служебного авто

Любого руководителя волнует вопрос: как с максимальной выгодой для компании списывать затраты на бензин и другие горюче-смазочные материалы (ГСМ)? Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают в этом отношении предельных норм. Единственное условие списания ГСМ на себестоимость — наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе перевозки. Поэтому каждая компания самостоятельно определяет допустимый объем расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своей хозяйственной деятельности. Нормы разрабатываются для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобилей. Они утверждаются приказом руководителя организации, с которым необходимо ознакомить всех водителей автотранспорта.

Затраты на бензин и другое топливо списываются на основании путевого листа. Он должен вестись по специальной унифицированной форме путевого листа легкового автомобиля №3 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 г. №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации…»). Иначе списание на затраты бензина в целях налогообложения может привести к разногласиям с налоговыми органами. Также следует иметь в виду, что в соответствии с Постановлением №78 путевой лист легкового автомобиля выписывается только на один день. Поэтому его составление в целом за месяц или за другой период является неправомерным.

Бензин учитывается в полном объеме и для целей исчисления налога на прибыль не нормируется. Согласно путевому листу по утвержденным нормам бензин списывается на затраты. Для выяснения причин перерасхода назначают административное расследование. В его ходе проверяется правильность исчисления нормативного и фактического расхода топлива, выясняются причины перерасхода, а при необходимости проводятся контрольные замеры. Если выяснится, что в превышении норм виноват водитель, работодатель вправе привлечь его к полной или частичной материальной ответственности.

Заправлять служебный транспорт на АЗС с точки зрения оптимизации расходов можно либо за наличный расчет, либо в безналичном порядке по талонам.

При покупке ГСМ за наличный расчет необходимо соблюдать определенные правила.

1. Руководитель предприятия издает приказ, определяющий круг лиц, которые под отчет могут получить в кассе деньги на приобретение ГСМ. В приказе должны быть установлены сроки представления в бухгалтерию авансовых отчетов. При наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только после представления отчета по предыдущему (предыдущим) авансу. Руководителю компании следует помнить, что выдавать средства лицу, с которым не заключен трудовой договор (контракт), не допустимо.

2. О расходе денежных средств на приобретение ГСМ подотчетное лицо составляет авансовый отчет. К нему прилагаются чеки контрольно-кассовой машины (ККМ), выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации–продавца (АЗС);
  • ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) организации–продавца;
  • номер кассового аппарата;
  • номер и дату выдачи чека;
  • стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж (для регионов, в которых введен этот налог). В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС и налог с продаж;
  • марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не обязательны для чека ККМ. Однако большинство АЗС в настоящее время выдают именно такие чеки. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

3. На основании авансового отчета ГСМ приходуются по маркам, количеству и стоимости. НДС из стоимости ГСМ расчетным путем не выделяется, а значит, для минимизации НДС расходы на ГСМ применить нельзя.

Суммы НДС по приобретенному бензину можно принять к вычету при наличии счета-фактуры продающей компании. Поэтому лучше заправляться по специальной лимитной карте с предварительной оплатой.

Кроме бензина, могут быть иные затраты: мойка, оплата стоянки, ГСМ. На сумму этих расходов можно уменьшить прибыль для целей налогообложения. Ремонтные работы также принимаются для целей налогообложения в полном объеме.

Если служебная машина попала в ДТП, в результате которого возник материальный ущерб, то оформляется Протокол об административном правонарушении. Его копия немедленно вручается лицу, совершившему правонарушение, а также потерпевшему (по его просьбе). Вместе с протоколом водителям, участвовавшим в ДТП, выдаются справки. Если автомобиль был застрахован, то ремонт частично оплачивается страховой компанией. Некомпенсируемые траты включаются в состав чрезвычайных расходов, учитываемых при налогообложении.

Если в ходе ремонта автомобиля требуется заменить поврежденные в результате ДТП отдельные части кузова и двигателя машины и это не приведет к изменению нормативных показателей в целом, то указанные траты являются расходами по проведению капитального ремонта транспортного средства.

Выбытие служебного автотранспорта

Автомобиль как высоколиквидное средство может быть предметом залога при получении кредита или займа. Как правило, с этим никаких особых затруднений не связано: все необходимые формальности улаживаются с помощью экспертов коммерческого банка.

В конце эксплуатации машину можно продать, передать в качестве вклада в уставный капитал другой организации или отдать безвозмездно.

Если автомобиль продается…

При продаже служебного автомобиля обратите внимание на цену, указанную в договоре купли-продажи. В соответствии со ст.40 НК РФ стоимость продажи объекта основных средств, согласованная между продавцом и покупателем, является рыночной ценой, пока не доказано обратное. Если вы продаете машину своему сотруднику, то возникает сделка между взаимозависимыми лицами. Налоговые органы вправе проверить уровень цен по договору купли-продажи, если стоимость по договору отличается более чем на 20% в ту или иную сторону от уровня цен, по которым организация продает аналогичные товары. В этом случае для целей налогообложения предприятие должно использовать рыночный уровень цен на аналогичные товары в сопоставимых условиях (проще всего ориентироваться на цены авторынка или газеты «Из рук в руки»).

При продаже автомобиля оформляется договор купли-продажи и акт (накладная) на передачу машины покупателю с отметкой ГИБДД о ее снятии с учета. На основании этих документов продавец выписывает покупателю счет-фактуру. Если компания продала служебное авто по цене меньшей, чем остаточная стоимость плюс расходы по реализации, то полученный убыток включается в состав прочих расходов налогоплательщика равными долями в течение срока, определяемого как разница между временем полезного использования этого имущества и фактическим сроком его эксплуатации до момента реализации (п.3 ст.268 НК РФ). Поэтому, если сделка убыточная, лучше подстраховаться и провести экспертную оценку цены автомобиля.

Если автомобиль изношен…

Если служебный автотранспорт полностью изношен, то списать его можно следующим образом. Приказом руководителя назначается комиссия. Она принимает решение и оформляет акт на списание автотранспортных средств (форма №ОС-4а) с указанием данных, характеризующих объект. На основании этого документа, переданного в бухгалтерию организации, в инвентарной карточке делается отметка о выбытии машины.

После ликвидации должны быть оприходованы полученные от разборки автомобиля и пригодные для дальнейшего использования или продажи детали. Запчасти приходуются по рыночным ценам, сложившимся на дату списания автомобиля, и передаются на склад. Затем их можно использовать для ремонта других машин. Эта сумма будет являться доходом организации на дату составления акта ликвидации имущества, оформленного в соответствии с требованиями бухгалтерского учета (пп.8 п.4 ст.271 НК РФ).

Если автомобиль попал в аварию…

Авария относится к разряду чрезвычайных обстоятельств. Если в результате аварии необходимо списать автомобиль, то траты компании, связанные с его ликвидацией, относятся к чрезвычайным расходам. В дополнение к приведенным выше документам на списание автотранспорта прилагается копия акта об аварии.

Некомпенсируемые убытки в результате аварии уменьшают налоговую базу при исчислении налога от фактической прибыли и включаются в состав внереализационных расходов (пп.6 п.2 ст.265 НК РФ). При этом могут быть учтены расходы на ликвидацию выводимого из эксплуатации автомобиля, включая сумму недоначисленной в соответствии с установленным сроком полезного использования амортизации, а также расходы на демонтаж, разборку, вывоз разобранного имущества и другие аналогичные работы (п.8 ст.265 НК РФ). Но запчасти не забудьте оприходовать по рыночной цене.

Если автомобиль украли…

Если установлен факт хищения машины, то на предприятии в обязательном порядке должна быть проведена инвентаризация. Ее осуществляет постоянно действующая комиссия, назначенная руководителем компании. В состав комиссии входят должностные лица, главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, ответственные за сохранность материальных ценностей. Результаты инвентаризации и выводы комиссии оформляются соответствующей ведомостью и приказом руководителя. На основании этого приказа составляется акт на списание.

Далее события могут развиваться по-разному. 1. Органы внутренних дел отказывают в возбуждении уголовного дела или приостанавливают (прекращают) его в связи с тем, что не установлено лицо, которое необходимо привлечь к ответственности в качестве обвиняемого. В таком случае сумму ущерба относят на внереализационные расходы компании. 2. Суд устанавливает виновника хищения и определяет сумму ущерба, которую виновное лицо должно возместить предприятию. По мере погашения задолженности поступающие средства отражаются в составе внереализационных доходов.

Выбывающую машину необходимо снять с учета в ГИБДД и в налоговой службе.