Директор-Инфо №26'2002
Директор-Инфо №26'2002
Поиск в архиве изданий
Разделы
О нас
Свежий номер
Наша аудитория
Реклама в журнале
Архив
Предложить тему
Рубрикатор




логотип шоколадке .





 

Представительские расходы с налоговой точки зрения

Людмила Фомичева

Налоговое законодательство относит к представительским расходы компании на:

  • проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату работы переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

А вот расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским никак не относятся.

Какие изменения в этом перечне принес 2002 г.?

Встречаем партнеров

Транспортные расходы

До 2002 г. компании имели право учитывать в качестве представительских расходов транспортное обеспечение своих представителей. С 2002 г. в подобном качестве рассматривается только транспортное обеспечение доставки представителей до места проведения мероприятия и обратно. А расходы на перевозку от аэропорта до гостиницы и обратно уже не являются представительскими и должны производиться за счет чистой прибыли организации. Не отнесешь к представительским и затраты на приобретение проездных билетов для прибывших участников переговоров, а также на оформление въездных виз для них.

Услуги переводчика

Если пришлось воспользоваться услугами приглашенного переводчика (скажем, с иврита, поскольку зачастую в штате офиса такого сотрудника нет), подобные затраты вполне можно отнести к представительским — достаточно заключить с переводчиком гражданско-правовой договор. Причем нетолько его зарплата, но и налоги на нее (ЕСН) могут быть включены в представительские расходы. При этом в составе ЕСН взнос в Фонд социального страхования РФ не начисляется. Другой вариант— нанять переводчика через специализированную фирму. Следует учесть, что в этом случае стоимость услуг будет увеличена на сумму НДС. Его вы сможете принять к зачету из бюджета, если сами представительские расходы не выйдут за рамки норматива.

Культурно-массовые мероприятия

До 2002 г. в состав представительских расходов включались затраты на посещение прибывшими официальными лицами культурно-массовых мероприятий. Конечно, теперь приехавшего коллегу можно повести на футбол или в театр, но расходы на приобретение билетов налоговый инспектор не примет в качестве представительских.

Буфетное обслуживание

До 2002 г. в состав представительских расходов входило буфетное обслуживание и во время переговоров, и во время культурной программы. С 2002 г. к ним относится буфетное обслуживание только во время переговоров.

Где разрешают «посидеть» налоговики?

Ранее действовавший порядок предусматривал, что выражение «прибывшие для переговоров» означает: представители другой организации приехали для переговоров, которые должны проводиться в месте расположения принимающей стороны с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. Сейчас гл.25 НК РФ определяется, что представительские расходы являются таковыми «независимо от места проведения указанных мероприятий». Следовательно, теперь налогоплательщики имеют большую свободу в выборе места встречи. К примеру, можно принимать прибывших коллег у себя в офисе, в ресторане или после переговоров в той организации, которая является вашим поставщиком.

Встретиться на нейтральной территории — на полпути между двумя фирмами — все-таки проблематично. Нужно будет найти стороннюю организацию, находящуюся в данном пункте, и оформить в нее командировку. То же самое должен сделать и партнер по бизнесу из другого города. Для подтверждения командировки понадобится печать этого стороннего предприятия, чтобы в дальнейшем ваша компания возместила затраты по проезду и проживанию.

Перечень расходов, отнесенных к представительским, является закрытым и расширенному толкованию не подлежит. Поэтому обед в казино или санатории, расходы на проживание в гостиницах прибывших участников переговоров, на проведение праздничных мероприятий и юбилеев к представительским не относятся.

Пример. Компания пригласила коллегу из другого города или государства для предварительных переговоров по закупке товара. Руководство решило поселить его в номере «люкс» престижного московского отеля, оплатить питание в гостинице и повести в дорогой ресторан, чтобы отметить подписание договора. Так и сделали. Из аэропорта бизнесмена привезли в гостиницу, затем в офис для переговоров, потом в ресторан. Приготовили культурную программу— посещение Большого театра. Затем его отвезли на заказанном такси в аэропорт.

Что из этих расходов можно отразить в качестве представительских и отнести на затраты для уменьшения налога на прибыль?

Оплату гостиницы и питания в ней налоговый инспектор не примет в качестве расходов для целей уменьшения налогообложения. В этом случае надо либо пожертвовать чистой прибылью предприятия, либо договориться, чтобы направляющая сторона оформила командировку своему работнику и оплатила его питание и пребывание в гостинице. На себя же можно взять обед в ресторане и подтвержденные документами расходы на такси по доставке гостя из аэропорта в офис для переговоров и обратно. Театр — ваше личное дело, налогового инспектора не волнующее. Хочется — ведите, но на затраты не относите.

Можно ли отнести все на увеличение цены приобретенного товара?

Проблематично. Ведь это значит аналогично уменьшить базу по налогу на прибыль, но уже по другой статье — «стоимость товара». Кроме того, налоговые органы потребуют подтвердить экономическую обоснованность и оправданность расходов (п.1 ст.252 НК РФ).

А можно снять зал в ресторане за городом и погулять с приглашенными в «теплой» компании актеров и певцов?

Можно, только культурную часть придется оплатить из средств фирмы. А обед с водочкой и икрой, а также аренда зала вполне могут быть отнесены к представительским расходам. Надо только, чтобы в счетах не упоминались развлекательные программы. Коньяк при этом может быть и дорогим — лишь бы в норматив вошел.

А можно провести переговоры на Канарах, доставив туда участников самолетами, устроить в ресторане банкет на 40 персон и развезти всех по домам в тот же день?

Из формулировки представительских расходов по НК следует, что можно. Прием официальный, с территорией и отдыхом не связанный, доставка приглашенных к месту мероприятия и обратно, услуги переводчиков нужны.

За чей счет банкет?

Теперь поговорим о нормах, установленных налоговым законодательством по представительским расходам. До 2002 г. были установлены регрессивные нормы, зависящие от объема реализации продукции вашей компанией. При выручке до 30 млн. руб. включительно норма составляла 1% от полученной суммы, а при объеме реализации свыше 30 млн. руб. для целей налогообложения принимались представительские расходы в размере 0,3 млн. руб. плюс 0,5% с объема, превышающего 30млн. руб.

Для целей налогообложения налогом на прибыль в 2002 г. представительские затраты относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п.1 ст.264 НК РФ).

В зависимости от назначения представительские расходы могут быть списаны за счет:

  • себестоимости, если они были связаны с текущей деятельностью компании;
  • капитальных вложений при условии, что представительские расходы использовались для инвестиционной деятельности (например, капитальное строительство или модернизация производства, приобретение объекта основных средств);
  • прочих расходов (например, связанных с продажей основного средства, ценных бумаг);
  • счета учета ценностей (например, связанного с приобретением ценных бумаг);
  • целевых источников финансирования, если представительские расходы используются и в этих целях.

Капитальные затраты, связанные с оборудованием места проведения деловых встреч, к представительским не относятся. Скажем, решено приобрести огромный экран для показа слайдов с изображением продукции. Эту покупку учесть нельзя. Но затраты на прием, связанный с презентацией товара приглашенным партнерам, могут быть отнесены к представительским расходам.

В этой ситуации минимизировать налоговую базу можно, если отнести большую часть затрат по презентации к рекламным расходам — в 2002 г. они не нормируются (за редким исключением). К рекламным можно отнести, к примеру, розданные образцы продукции.

С 1 января 2002 г. норматив принимаемых налоговым инспектором представительских расходов зависит не от выручки, а от фонда оплаты труда сотрудников всего офиса. И он не должен превышать 4% от расходов на оплату труда за этот период (п.2 ст.264 НК РФ). Превышение норматива в целях налогообложения не учтут. Правда, дорогой банкет в Рождество при небольшой зарплате сотрудников в январе можно зачесть в большем размере в следующем месяце. Ведь фонд оплаты труда за год постепенно нарастает. Норма — это нарастающий итог. К концу года всю стоимость банкета можно «втиснуть» в норматив, если, конечно, 4% позволят. Так государство пытается простимулировать хорошие официальные показатели заработной платы. Заплати с нее ЕСН и забери 4% на официальные приемы партнеров.

При исчислении норматива к расходам на оплату труда относят любые начисления работникам в денежной и/или натуральной форме, стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы на содержание работников, предусмотренные требованиями Трудового кодекса РФ и/или коллективным договором организации (ст.255 НК РФ).

Что нужно для списания представительских затрат?

По законодательству компания самостоятельно прописывает определенный порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение, оформление и контроль, включая круг лиц, имеющих отношение к соответствующей стороне деятельности. Для этого нужно издать приказ (распоряжение) руководителя, в котором будут оговорены все перечисленные моменты.

Поскольку в 2002 г. налоговые органы сильнее акцентируют внимание на связи расходов с производственной деятельностью компании, все подтверждающие представительские расходы документы должны содержать информацию о дате и месте проведения деловой встречи, о приглашенных лицах и участниках со стороны компании, о величине затрат и об их конкретном назначении. А вот смета расходов, которую приняло на отчетный год собрание акционеров (правление) компании, и утвержденная руководством фирмы программа проведения деловой встречи налоговиков не интересует.

От руководителя компании напрямую зависит дата отражения в учете представительских расходов, поскольку именно он утверждает авансовый отчет подотчетного лица, получившего деньги на эти цели (пп.4 п.7 ст.272 НК РФ). Очень удобный вариант — оплата представительских расходов корпоративной кредитной картой. Вэтом случае датой осуществления представительских расходов будет фактическое снятие денежных средств с корпоративного карточного счета. Однако все остальные документы составлять придется дополнительно.

К авансовому отчету должны быть приложены первичные учетные (расчетные) документы, подтверждающие факт расходования денежных средств. Ими могут быть чеки, счета из ресторанов или организаций общественного питания, корешки к приходным кассовым ордерам, документы, удостоверяющие оплату транспортных расходов, и т.п. Поскольку они не предусматривают отражение сведений, позволяющих отнести затраты к представительским, то дополнительно должен быть составлен еще один документ с указанием всех необходимых реквизитов, установленных Федеральным законом от 21.11.96 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это может быть Акт о произведенных расходах, связанных с приемом представителей другой организации. В нем необходимо отразить дату и место проведения встречи, список приглашенных лиц, конкретное назначение расходов и их величину.

В связи с тем, что в качестве расходов принимаются затраты, связанные с производственной деятельностью, перечень обсуждаемых вопросов желательно в акте все же отразить. Можно составить протокол о намерении заключить договор. В Налоговом кодексе прямое требование о наличии положительных результатов переговоров отсутствует. Целью переговоров может быть установление или поддержание взаимовыгодного сотрудничества. Но для того, чтобы исключить спор с налоговыми органами, следует позаботиться о подтверждении производственной направленности расходов.

В итоге, устраивая прием на Канарах, необходимо помнить об экономической оправданности подобного мероприятия. Если его не отнести на представительские расходы, то это может повлечь уменьшение распределяемых дивидендов, что неизбежно вызовет серьезные претензии со стороны учредителей.