Директор-Инфо №22'2002
Директор-Инфо №22'2002
Поиск в архиве изданий
Разделы
О нас
Свежий номер
Наша аудитория
Реклама в журнале
Архив
Предложить тему
Рубрикатор








 

Мошенничество персонала

Игорь Нежданов

Один удачливый предприниматель стал плохо спать по ночам, т.к. его преследовало ощущение всеобщего обмана. Предпринимателю казалось, что цель жизни окружающих — обворовать его. Бизнесмен начал искать причину беспокойства. Безуспешно. Но утвердился в мысли, что ему нужен кто-то, контролирующий работу сотрудников. Пригласил специалиста, который после недолгого изучения документов действительно обнаружил исчезновение крупных сумм. Немедленно созданная служба экономической безопасности с этого дня стала самой любимой.

Другой бизнесмен в один прекрасный момент заметил, что сумма долга его клиентов сравнима с оборотными средствами. Причем «увидел» он это только после того, как процветавший ранее бизнес стал постепенно чахнуть.

Любой предприниматель может привести массу подобных примеров. Каждому хорошо известно, что немалая часть убытков — результат мошеннических действий персонала.

Формы мошенничества различны. Это хищение, растрата, присвоение, приобретение права на чужое имущество. Основными способами являются обман, введение в заблуждение, злоупотребление доверием. Выделяют три категории внутреннего мошенничества: незаконное присвоение активов, коррупция и ложные утверждения.

Незаконное присвоение активов — это махинации с наличными средствами, чековыми расчетами организации, получение «навара» с продажи «неучтенки», а также незаконное списание, неприкрытое изъятие и т.д.

Коррупция как внутреннее мошенничество — это взяточничество, запрещенные денежные вознаграждения, «откат» при расчете, специальное завышение цены по договоренности и пр.

Почему воруют

Прежде чем начать бороться со злом, необходимо знать, на чем оно держится, т.е. какие факторы ему способствуют, какие побудительные мотивы имеются. Эксперты утверждают, что мошенничество совершается либо из корыстных побуждений, либо «из природной вредности». Корысть может заключаться не только в том, что работник просто кладет в карман изъятые из оборота материальные ценности — возможно, преступные действия оплачивает заинтересованный конкурент.

Для предприятия наиболее болезненно воровство сотрудников: персонал хорошо осведомлен об уязвимых точках бизнеса, знает, как маскировать свои махинации. Руководитель должен четко представлять себе, что работник идет на воровство при сочетании двух факторов — желания украсть и возможности украсть. Возможность украсть есть у тех, кто имеет контрольно-распорядительные функции и/или доступ к материальным ценностям и при этом пользуется определенным уровнем доверия. А желание украсть возникает под воздействием внешних причин (долги, чрезвычайные обстоятельства, явная неучтенность материальных ценностей…) либо внутренних (как правило, это недовольство оплатой своего труда и т.п.). Служащие часто совершают внутренние мошенничества и злоупотребления с целью «возместить» переживаемые на рабочем месте несправедливости. Создавая психологически комфортные и открытые условия труда, организация снижает мотивацию таких побуждений работников.

Как бороться

Результаты исследований указывают, что около 10% людей не опустятся до мошенничества ни при каких обстоятельствах. Еще 10% пойдут на подобное преступление при любых условиях. Оставшиеся 80% в принципе не мошенники, но если внешние обстоятельства подтолкнут к подобному шагу, то они смогут себе это позволить. Поэтому, противодействуя мошенничеству, нужно:

  • не допустить в фирму вторые 10%;
  • создать такие условия для 80%, при которых не возникнет желания украсть.

Для эффективной борьбы с мошенничеством необходимо выстроить систему выявления и недопущения, противодействия, восстановления первоначального положения дел.

Подсистема выявления и блокирования возможностей навредить предприятию. Эти возможности хотя и весьма обширны, но прогнозируемы: хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе, их перемещение и реализация. Если предприятие работает по установленным и неизменным правилам, подсистема выстраивается единожды, т.е. определяются уязвимые точки бизнеса, просчитываются варианты их использования. А затем при помощи наработанного материала блокируются нежелательные последствия.

Если же у предприятия меняется стратегическая линия, профиль, происходит переориентирование по поставщикам либо клиентам, то необходимость в постоянной настройке системы очевидна.

Блокирование достигается контролем и наблюдением за работой персонала, учетом ТМЦ и их движения, анализом полученной информации. В первую очередь необходимо составить четкую структуру компании и определить должностные обязанности каждого сотрудника. Затем нужно описать все технологические процессы. На основании этого разрабатывается режим работы и охраны предприятия. После того как все зафиксировано на бумаге, можно переходить к внедрению. Наличие документированной информации даст возможность ясно представлять происходящее, планировать новые процессы, прогнозировать возникновение «тонких моментов», а при необходимости доказать вину работника. Но это наиболее простая часть работы.

Гораздо сложнее предотвратить приход в коллектив людей, склонных к мошенничеству. Непростая задачка для отдела кадров и службы экономической безопасности. Еще труднее (но возможно) создать систему мотивации сотрудников, а также микроклимат, исключающий мошенничество. А это в первую очередь работа для руководителя.

Подсистема противодействия должна способствовать выявлению фактов «вредительства» и их пресечению. Данная подсистема работает постоянно. Основное внимание уделяется не прогнозированию вредительств, а наблюдению за текущими процессами. Это в первую очередь контроль над выполнением сотрудниками своих должностных обязанностей. Официальная часть включает в себя контроль рабочего времени, контроль отчетности и т.п. Неофициальная состоит из негласного наблюдения за исполнением обязанностей (видео, аудио). Отдельно нужно отметить важность контроля над рабочими контактами сотрудников: когда, с кем, по какому вопросу велись переговоры и каков результат (можно отследить при помощи соответствующей отчетности), и над их уровнем жизни: наблюдения в быту, сопоставление доходов и расходов, адекватность поведения доходам.

Важнейший инструмент контроля — бухгалтерская и финансовая отчетность. Именно благодаря бюрократии можно выявить факты воровства и задокументировать их.

Например, нужно организовать контроль деятельности менеджера по продажам. Для этого проводят следующие мероприятия:

  • контроль рабочего времени. В соответствующем журнале фиксируется время прихода и ухода, когда, куда, с какой целью отлучался сотрудник в течение рабочего дня, кем санкционирован его уход. Электронный контроль рабочего времени помогает осуществить, например, комплекс «Кордон»;
  • контроль отчетности. Необходимо ввести систему отчетов. Смысл ее сводится к тому, что все сотрудники по истечении определенного периода времени (обычно от одного дня до месяца) предоставляют отчеты о проделанной работе своему непосредственному руководителю. Соответственно, отчет следующего уровня руководителей строится на основе отчетов подчиненных. При анализе этих документов становится ясно, кто работает, а кто только делает вид. В нашем случае в отчете следует отразить количество обзвоненных клиентов, количество удачных и неудачных сделок (с указанием причин неудачи и координат клиента), количество обращений к клиенту по рекламе и результативность, суммы сделок и др.;
  • контроль контактов. Данная область деятельности достаточно щекотлива. Поэтому прежде чем приступать к реализации, надо заключить соглашение с каждым сотрудником. Его смысл сводится к получению согласия на контроль. Проще данное соглашение оформить как часть договора о неразглашении коммерческой тайны, но лучше, если это будет отдельный документ примерно следующего содержания: «Я, Иванов Иван Иванович, согласен с тем, что мою работу (деятельность в рабочее время) могут контролировать специально выделенные сотрудники компании, в том числе мою отчетность, проведение мною переговоров, общение по телефону и т.п.». После подписания таких соглашений можно приступать к созданию самой системы. Во-первых, в отчетность следует ввести информацию о контактах с клиентами, партнерами и конкурентами. Важно оборудовать место (комнату) для проведения переговоров системой аудио- и по возможности видеозаписи. Системой аудиоконтроля неплохо оснастить и места неформального общения (курилка, столовая). Разработать технологию контроля телефонных переговоров. Дает положительные результаты и периодическая сверка документации по проводимым сделкам с теми бумагами, которые есть у партнеров (лучше по горячим следам). Но при этом надо помнить, что для контроля всего и всех вам придется нанимать штат, сопоставимый с численностью сотрудников фирмы;
  • контроль адекватности поведения. Связан с наблюдением за тем, как ведут себя сотрудники и, самое главное, как меняется их поведение во времени. При наложении этих наблюдений на график совершения сделок можно увидеть определенные закономерности и сделать некоторые выводы. Особое внимание следует обращать на такие показатели, как резкое изменение благосостояния сотрудника, значительное и длительное ухудшение настроения, замкнутость, рассеянность и т.п. Появление подобных симптомов — тревожный сигнал, говорящий о необходимости более глубокого изучения, а именно: наблюдения за ним вне работы. Однако надо помнить, что детективная деятельность ограничена законом.

Подсистема восстановления исходного состояния. Задача данной подсистемы заключается в возврате предприятию утраченных ТМЦ, их компенсации либо в компенсации вреда, нанесенного имиджу. Подсистема может быть задействована по мере необходимости. Ее работа базируется на юридическом и психологическом воздействии на злоумышленника.

Юридическое воздействие возможно только при документальном фиксировании факта воровства и готовности к работе с правоохранительными органами. Здесь-то и оказывает помощь ранее проведенный процесс документирования: бюрократия в разумных пределах — очень полезная штука.

Психологическое воздействие вероятно при полном или частичном документальном фиксировании воровства, благодаря которому можно влиять на субъект. Чаще всего это воздействие основывается на нежелании человека предавать огласке либо передавать в правоохранительные органы информацию о совершенном им деянии. Цель такого воздействия — возвращение утраченных сумм и/или восстановление имиджа предприятия.

Итак, для эффективной борьбы с таким негативным явлением, как мошенничество персонала, необходим целый комплекс мер. Реализовать их на небольшом по численности предприятии несложно — достаточно совета профессионала. Есть известные компании, занимающиеся этими вопросами. Например «БИФЭП», «ХОЛМС», «ЛЕОН». А вот на крупном предприятии (более 100 человек) для достижения ожидаемого результата необходим специально выделенный сотрудник. Замечательно, если этот работник знает все аспекты безопасности, если же нет, то на этапе становления лучше привлечь профессионала.

Собственная система противодействия мошенничеству может строиться и по другим схемам. Например, вполне приемлемыми являются следующие варианты:

  • специализированная компания создает систему и передает ее выделенному сотруднику фирмы «под ключ»;
  • специализированная компания создает систему и совместно с фирмой ее эксплуатирует;
  • фирма самостоятельно создает систему и использует ее с помощью специализированной компании.

При этом надо помнить, что результаты работы описываемых систем скажутся через 4–6 месяцев. Важно, что при допуске к внутренней информации фирмы сторонних людей возникает риск ее разглашения и недобросовестного использования. Поэтому, по мнению экспертов, оптимальное решение — организация своей системы экономической безопасности, полностью подконтрольной и управляемой. А затраты на ее создание с лихвой окупятся экономией, которую она принесет. Хотя сложно оценить в рублях, например, отказ злоумышленника от своих намерений.

Если мошенничество произошло, в первую очередь необходимо оценить ситуацию и ее последствия. Процесс первичной оценки преступного акта можно облегчить, ответив на конкретные вопросы:

  • КТО? Кто является ключевой фигурой мошенничества, кому это может быть выгодно, кто может прояснить ситуацию;
  • ЧТО? В чем состоит мошенничество, что, собственно, произошло, в чем суть произошедшего, его последствия;
  • КОГДА? Когда совершено мошенничество, точное время или период;
  • ГДЕ? Где совершено мошенничество, место;
  • КАК? Способ совершения мошенничества, каким образом совершены данные действия, что способствовало совершению, какая обстановка была в непосредственной близости от места совершения или рядом с лицами, задействованными в совершении;
  • ЧЕМ? Орудие совершения, т.е. посредством чего совершено преступление;
  • ПОЧЕМУ? Мотив мошенника, что подтолкнуло его к этим действиям.

Получив четкие ответы на эти вопросы, можно сузить круг подозреваемых и выявить соучастников. Параллельно необходимо собрать весь фактический материал по данному событию — объяснения всех участников и лиц, могущих быть причастными. Незамедлительно нужно документально зафиксировать материально-техническое состояние участка, на котором произошло мошенничество, и состояние до возникновения проблемы (акты инвентаризаций, материальный учет, отчеты, справки). А уже основываясь на этом материале, начинать строить гипотезы и предположения, оценивать потери и планировать исправление ситуации.

Общие признаки мошенничества

Для того чтобы на стадии подготовки распознавать мошеннические действия, необходимо знать их характерные признаки. Обычно в процессе оправдания своих поступков либо убеждения в необходимости совершения тех или иных действий мошенники часто используют следующие формулы:

  • чрезвычайная прибыльность данной сделки;
  • срочность решения вопроса;
  • заявления или намеки на возможность влиять на крупномасштабные события, чаще всего через высокопоставленных чиновников;
  • посвященность в конфиденциальные вопросы;
  • необычность (нестандартность) ситуации;
  • неизвестность предлагаемого партнера при больших объемах сделки;
  • временные финансовые трудности предполагаемого партнера.

ВОЗМОЖНЫЕ ВАРИАНТЫ МОШЕННИЧЕСТВА

В процессе закупки:

  • производить закупки по завышенной цене и получать «откат»; можно закупить товара гораздо больше, чем надо, и сыграть на разнице оптовых цен;
  • закупать у одного и того же продавца со скидкой и разницу брать себе;
  • покупать у своей посреднической фирмы.

Все это выявляется при помощи периодического анализа цен закупки товара, исходя из данных в системе учета. Кроме того, желательно иногда на короткий период времени менять человека, занимающегося закупками, на другого работника и сравнивать цены закупки товара. «Посредническую» фирму легко выявить по следующим параметрам: изменение цен в обе стороны на один и тот же товар, более высокие цены закупки продукции, преимущественно наличный способ расчета, «универсальный» ассортимент товара фирмы, отсутствие контактных данных, излишне крупные объемы закупок со сроком реализации партии более одного месяца.

В процессе поступления товара.

При приеме товара на склад кладовщик за определенный процент от стоимости продукта может не получать его, а оставить в машине поставщика. При этом способе мошенничества выноса товара с предприятия не происходит, но на складе выявляется недостача. Такого мошенничества легко избежать, если вести склад предприятия в компьютерной системе «день в день» без отставания, а кладовщику не давать возможности исправлять единожды введенные документы. Либо можно поступить хитрее — дать возможность кладовщику вносить поправки, но все изменения фиксировать программно, тогда сразу становится видно, кто, что и когда меняет. Критические группы товаров, по которым не ведется методического списания, должны еженедельно инвентаризироваться, а перед осуществлением крупных сделок следует производить снятие остатков сравнительно дорогих товаров. Накладная на прием продукции со склада должна быть подписана материально ответственными лицами непосредственно при ее передаче, а не «задним числом». Также в процессе хранения и отпуска со склада часто встречаются искусственное создание излишков за счет обмана лиц, получающих товар, и такое явление, как пересортица.

В процессе производства.

При производстве товара имеется реальная возможность за счет несоблюдения технологических процессов, завышенных процентов отхода в калькуляционных картах или недовложений (недолива) сэкономить на себестоимости товара. Но для того чтобы получить дополнительный доход, работник производства должен вынести и реализовать сэкономленные ингредиенты или дополнительно выпущенную продукцию. Поэтому особое внимание следует обращать на контроль количества произведенного товара и недопущение его выноса с участков производства.

В процессе реализации:

  • продажа товара разным мелким клиентам под видом одного большого, получение под этот заказ хорошей скидки и снятие с клиентов «отката»;
  • продажа клиентам не своей продукции, а приобретенной у иной фирмы без участия компании;
  • банальный обман клиента.

Поскольку для реализации излишка продукции необходим сговор того, кто производит, с тем, кто реализует, или продавца и покупателя, то осуществляется периодическое сравнение данных о соотношении объемов реализации между разными менеджерами, а также соотношения реализации различных групп товаров между различными сменами менеджеров. Периодически производится подснятие остатков дорогостоящих групп продукции в местах реализации. Резкие колебания излишков и недостач одного и того же товара в пределах месяца свидетельствуют о возможной продаже излишков. Поскольку при реализации услуг практически не происходит расхода продукта, единственный способ контроля — использование компьютерных касс (терминалов) и визуальное сравнение объема оказываемых услуг с текущими данными в системе. Услуги, предоставляемые на повременной основе, контролируются при помощи специальных приборов или путем их включения только после фиксирования в счете клиента на кассовом аппарате (терминале). Периодически производится сравнение кассовых отчетов с протоколом использования услуг. Возможна проверка оперативными методами: контрольная закупка, сверка с клиентом по конкретной сделке.