Директор-Инфо №21'2002
Директор-Инфо №21'2002
Поиск в архиве изданий
Разделы
О нас
Свежий номер
Наша аудитория
Реклама в журнале
Архив
Предложить тему
Рубрикатор




.





 

Искусство встречать проверяющих

Дмитрий Чернов

Предварительный сбор информации

Сотрудники налоговой полиции или Управления по борьбе с экономическими преступлениями (УБЭП) крайне редко появляются в организации случайно. Чаще всего они получают негативные сведения от конкурентов фирмы по бизнесу. «Компромат» собирают информаторы, внедренные в «стан врага». Что необходимо предпринять для предотвращения утечки информации?

  • Выдвигать на ключевые должности, связанные со знанием какой-либо жизненно важной для фирмы информации, своих проверенных людей.
  • Регулярно отслеживать нарушения сотрудниками правил работы с секретными сведениями, их неофициальные контакты с конкурентами, случаи утечки информации, выноса документации за пределы фирмы.
  • Систематизировать эту работу, организовав сильную службу внутренней безопасности (несмотря на серьезные затраты на ее содержание, эта мера окупает себя).
  • Проверить всех сотрудников с помощью «детектора лжи» на предмет работы на конкурентов (чтобы никому не было обидно, через эту процедуру должны пройти абсолютно все).

Если же организация все-таки оказалась под подозрением, то информацию о ней собирают любыми доступными способами. Какие признаки свидетельствуют о том, что «процесс пошел»?

Прежде всего сотрудникам начинают звонить в рабочее время неизвестные люди, представляющиеся работниками органов или старающиеся остаться анонимами. Они просят дать уточняющую информацию о сослуживцах, директоре, познакомить с интересующими их конкретными людьми и т.д.

Поскольку это «неофициальные» звонки, лучше сразу прерывать разговор, предлагая за всей интересующей информацией обращаться к начальству. Любые колебания, замешательство сотрудника дают шанс этим лицам продолжить общение и получить конфиденциальную информацию.

Не исключена ситуация, когда к выходящему с работы сотруднику могут неожиданно подойти люди в штатском и предложить «пройти». Поскольку в большинстве случаев никаких ордеров или повесток не предъявляется, у вас есть право отказаться от этого предложения.

Даже, казалось бы, вполне банальные оплошности персонала имеют шанс стать серьезными «зацепками» для заинтересованных лиц. Никто не даст гарантии, что порванный на две части документ, выброшенный в мусорную корзину, не попадет в чужие руки. Если организация оказалась «под колпаком», предметом внимания станет даже ближайшая свалка, на которую уборщица обычно выбрасывает мусор.

Поэтому всю ненужную документацию следует уничтожать через шредер. Он должен не просто разрезать бумагу на полоски (при желании их можно склеить), но превращать ее в мелкую крошку, чтобы ни при каких обстоятельствах нельзя было восстановить первоначальный текст.

Визит в организацию

Визит проверяющих органов — стрессовая ситуация. Поэтому руководитель и сотрудники фирмы должны знать, как вести себя в подобных обстоятельствах.

На входе. Первыми посетителей встречает охрана. Главная задача — свести на нет «эффект внезапности», т.е. предупредить начальство. Несмотря на стремительность и быстроту действий сотрудников органов, распоряжение незамедлительно пропустить их на территорию, оказываемое психологическое и физическое давление, охрана должна до конца исполнить долг старательных подчиненных:

  • сообщить о том, что она не проинформирована о визите;
  • попросить показать документы, ордер на обыск;
  • предложить подождать, пока сотрудник охраны позвонит и доложит руководителю (тем самым предупредит его о тревожной ситуации);
  • поведать о своем незавидном положении, если пропустят посторонних без доклада.

Этими незамысловатыми, но вполне корректными действиями охране удастся выиграть две–три минуты, которые позволят руководителю собраться с мыслями, успокоиться.

Некоторые фирмы устанавливают в помещении:

  • двойные металлические двери — «трудности» с отпиранием нескольких дверей на пути в центральный офис, возникшие у противоположной стороны, дадут дополнительное время;
  • сигнальные лампочки — оборудование рабочих мест неприметными для непосвященных «мигалками» позволит охране заблаговременно уведомить всех сотрудников о проверке;
  • звуковую сигнализацию — это не должна быть сирена — оповестить персонал можно и с помощью достаточно слабого, но отчетливого звукового сигнала.

Кроме того, необходимо разработать четкую систему оповещения: вы должны ясно представлять, где в данный момент находятся «гости» и сколько времени есть в вашем распоряжении, поэтому следует договориться с охраной, что, например, одинарный сигнал означает «на проходной», двойной — «уже на территории» и т.п.

Обыск. Тотчас после сигнала охраны о приходе проверяющих грамотный персонал начинает предпринимать подготовительные действия.

Вся конфиденциальная информация должна быть всегда под рукой, в отдельной папке, в определенном ящике стола. Это затруднит повседневную работу, однако в чрезвычайных ситуациях поможет быстро собрать необходимые материалы. Вы обязаны показать проверяющим все помещения и отпереть все сейфы. Но если вы пытаетесь уберечь от посягательств конкурентов секреты фирмы, ни в коем случае нельзя хранить их в сейфе, о котором в компании известно всем. Секретное место следует закамуфлировать, а доступ к нему для непосвященных людей должен быть затруднен.

Вы обязаны не только показать проверяющим все помещения и открыть все сейфы, но и включить компьютер, открыть любые заинтересовавшие «гостей» документы, даже если доступ к ним защищен паролем.

Чтобы уберечь от излишне любопытных глаз важную информацию: клиентскую базу, перспективные планы и т.д., ее собирают в компьютере в одной особой папке. Доступ к ней запутывается, а название не должно бросаться в глаза, чтобы для непосвященного оно могло легко затеряться среди других названий.

Инструктируя персонал на предмет поведения в подобных ситуациях, необходимо обратить внимание на то, что ни в коем случае нельзя:

  • пытаться уничтожать документацию в последние секунды, когда «гости» уже идут по коридорам. Чаще всего сотрудник попадается с поличным именно в тот момент, когда засовывает в шредер важный документ;
  • создавать панику на рабочем месте. Персонал должен продемонстрировать, что в офисе царит рабочая атмосфера, к приходу «гостей» никто заранее не готовился, а значит, скрывать организации нечего;
  • собирать все «нежелательные» документы в один пакет и пытаться вынести его через «черный ход». При тщательно спланированной операции этот сценарий учитывается в первую очередь, поскольку велика вероятность заполучить в руки отобранные самим же персоналом сведения.

На все подготовительные действия у сотрудников есть лишь две–три минуты: с момента поступления первого сигнала охраны о появлении «гостей» на проходной до второго, говорящего об их приближении к центральному офису. Очевидно, что это время предназначено не для выдумывания новых способов защиты на ходу, а для применения заранее отработанных схем подготовительных действий.

Если же ничего нельзя изменить и любопытнейшая бумага лежит в верхнем правом ящике стола, можно предпринять только одно — расслабиться и ждать. Только вы и ваш сотрудник знаете о значимости документа. Есть вероятность, что среди множества просматриваемых бумаг его просто не заметят.

Допрос. Работа органов, заинтересовавшихся вашей организацией, обычно не ограничивается обысками в офисе. Сразу же начинаются допросы сотрудников. Для большей эффективности процедуры персонал разводят по разным помещениям. Цель приема — не только допросить сотрудников по отдельности, но и быстро выявить «ложь» — несоответствие в ответах отдельных работников на одни и те же вопросы. Беседы на какие темы обычно помогают «поймать» человека?

  • Должность сотрудника и выполняемые функции. Если человек по документам занимает одну должность, а реально выполняет другую работу, он может и не знать свой «официальный» статус.
  • Заработная плата. Не секрет, что в некоторых организациях распространена практика выдачи зарплаты в конвертах, причем в бухгалтерских документах фигурируют совсем другие, значительно меньшие суммы. Чаще всего сотрудник их не знает.
  • Сведения о других сотрудниках. Случайно оброненная информация о сослуживцах, говорящая о несоответствии реальных и «официальных» должностей и выполняемых функций дает возможность воздействовать на служащих («А вот Петров сказал, что вы…»).
  • Сведения о директоре. В силу особой важности этих сведений сотрудникам обычно задают вопросы о директоре: с кем встречается, куда уезжает, что о нем говорят на фирме и т.д. Вся эта информация будет использована в беседе с руководителем и обернется против него. Поэтому служащий ничего не должен знать о своем боссе. Максимум, что он может сказать: «Иван Иваныч приходит в начале рабочего дня, целый день проводит в кабинете и уходит последним». И все.

Что необходимо предпринять, чтобы обезопасить себя и сотрудников от ошибок?

Адвокат. Самое простое решение — отказаться давать показания и настоять на приглашении собственного адвоката, если он, конечно, есть. Затраты оправдывают себя именно в подобных экстремальных ситуациях. Кроме того, адвокат может проконсультировать сотрудников по поводу юридических тонкостей, содержащихся в бумагах, которые им предлагают подписать, а также относительно задаваемых органами вопросов.

Внутренний оргконсультант. Бывают случаи, когда структура организации и способы управления ею не соответствуют официальной документации. Например, сотрудники с реальными, но негласными полномочиями официально занимают крайне незначительные должности, а официальные управляющие с солидными должностями по сути — лишь номинальные фигуры. Такой прием позволяет увести от пристрастных расспросов ключевых работников. Некоторые фирмы поручают доверенным лицам, которые знают истинное положение дел на фирме и обладают навыками организационного консультирования, продумать официальную структуру, расписать все должности и обязанности сотрудников, функции подразделений и характер деловых взаимоотношений между ними. В экстремальных ситуациях эта информация составляет основу для бесед с проверяющими.

Показания сотрудника. До каждого подчиненного следует донести всю необходимую и достаточную официальную информацию: какова его должность и функциональные обязанности; в каком отделе он числится, с кем работает и кто его непосредственный начальник; какова его зарплата и какого числа она выдается. Если на фирме работают люди, которые не числятся в штате, то такая информация должна быть предоставлена и им. Некоторые внештатники, оказавшиеся в офисе в момент проверки, стараясь избежать осложнений, представляются сотрудниками другой фирмы, зашедшими к знакомому проконсультироваться по определенному деловому вопросу. При этом сослуживцы «не узнают» его в лицо.

Тренинги. Поскольку информация, которую персонал будет сообщать официальным органам, должна быть точна, корректна и «отскакивать от зубов», внутренний консультант обязан разработать и провести тренинги, цель которых — разобрать и проиграть типовые экстремальные ситуации и отрепетировать ответы на наиболее часто задаваемые вопросы. Излишне разволновавшийся работник вызовет необоснованные подозрения у контролеров, введет их в заблуждение. Помните: хороша та импровизация, которая тщательно подготовлена!

Тестовые ситуации. С целью постоянной внутренней мобилизации персонала необходимо продумать систему тестовых ситуаций для служащих. Руководителям отделов рекомендуется организовывать их в повседневной деятельности. Например, при выдаче заработной платы бухгалтер может неожиданно спросить сотрудника, какого числа он получает аванс, зарплату и каковы точные размеры этих сумм.

Способы психологического воздействия

Допрос — это не беседа на равных, а способ получения необходимой информации путем оказания психологического воздействия. Следует знать, как вести себя в подобных ситуациях. Чаще всего сотрудники органов применяют несколько эффективных способов воздействия.

Быстрый темп допроса. Сотруднику очень быстро задают простые вопросы, требующие ответов «да/нет». Например: «Вас зовут Сергей?» — «Да». «Вы менеджер?» — «Да». Внезапно задается значимый вопрос. Велика вероятность того, что человек автоматически ответит «да». В результате его ловят на слове. Не отвечайте на вопросы быстро, сломайте навязываемый темп и предложите собственный. Если вы уже ошиблись, то скажите, что неправильно поняли вопрос, попросите уточнить, что имеется в виду.

Запись со слов подозреваемого. Обычно предлагается написать признание и подписать его. Однако возможен вариант, когда запись ведется со слов человека. Любое несоответствие написанного со слов и реально сказанного может стать средством воздействия. Поэтому такие бумаги необходимо крайне внимательно читать и по возможности не подписывать.

«Добрый» следователь. Хорошо известный по детективной литературе способ давления, который заключается в противопоставлении конкретного сотрудника и начальства. Обычно «добрый следователь» сначала поговорит на общие темы, установит контакт и войдет в доверие. Потом сотруднику говорят: «Начальство всем заправляет, наживается на твоей работе, а ты простой исполнитель. Это несправедливо. Расскажи все — ответят они, а тебе ничего не будет». Приличный человек должен постараться и грамотно ответить на вопросы, и обезопасить себя — подыграть «доброму» следователю. Можно периодически говорить: «Я — маленький человек, возможно, это и так, но я не знаю».

Угроза потери репутации. Один из самых эффективных способов добиться признания — давление через семью и родителей. В этом случае детально описывается, что будут говорить старушки у подъезда, когда вас выведут из дома в наручниках, как при этом будет стыдно вашим родственникам, как на ваших детей будут указывать пальцем и говорить: «Ваш папа — зэк» и т.д. Это особенно действует на впечатлительных людей с развитым воображением, с трудностями в личной и семейной жизни. Следует подготовить сотрудников к подобной психологической атаке.

Беседа на повышенных тонах. Крик, ругань, угрозы — это способ довести служащего до истерического состояния. Ставка делается на то, что человек может потерять контроль, «расклеиться». Ни в коем случае нельзя «наезжать» в ответ, сотрудники органов — тоже люди, и такое поведение их только озлобит. Как следует вести себя в подобной ситуации?

  • Сказать, что разговаривать в таком тоне не будете.
  • Попросить заменить ведущего дознание на кого-нибудь другого.
  • «Подыграть»: поплакать, впасть в истерику, попросить вызвать врача или «скорую помощь».

Такое поведение дает возможность временно выйти из травмирующей ситуации. В больницу с вами вряд ли кто-нибудь поедет. А за это время вы сможете обдумать ситуацию, сделать необходимые звонки. Важно одно — «играть» необходимо то, что лучше всего получается. Если же вы вошли в роль, следует сыграть ее до конца. Допустим, у вас «заболел» живот, вас спрашивают: «Который час?», вы смотрите на часы, и отвечаете: «Полпервого, обед» и… выходите из образа.

Желательно, чтобы у каждого сотрудника действительно было медицинское заключение, что они страдают тем или иным заболеванием.

Рукоприкладство. Ситуации рукоприкладства встречаются редко. Однако и к ним необходимо подготовиться. В данном случае рекомендуется найти укрытие (спрятаться под стол, за стул) и постараться привлечь внимание окружающих криками и призывами о помощи. Чаще всего это отрезвляет противоположную сторону. Если на теле остались следы, следует запротоколировать все полученные ушибы и раны, получив подтверждение в травмпункте или в больнице.

Если же ситуация действительно начинает вызывать страх, необходимо эту эмоцию свести на нет противоположной. Именно юмор помогает в критических ситуациях. Например, можно представить пугающего вас человека… с рогами на голове, вообразить, кто бы мог наставить ему их, и т.д. Смех снимает напряжение.

Как поступать в ситуациях, когда сотрудники органов предлагают проехаться с ними в управление?

  • Необходимо узнать как можно больше о том, куда вас увозят, ФИО проверяющих.
  • Оповестить всех заинтересованных в вашем освобождении лиц и предоставить им собранную информацию.

Нельзя относиться к проверке вашей организации со стороны налоговой полиции, сотрудников УБЭП или ФСБ как к чему-то невозможному. В бизнесе бывает все, поэтому лучший способ обезопасить себя — максимально подготовиться к подобной ситуации уже сейчас.