Директор-Инфо №1'2002
Директор-Инфо №1'2002
Поиск в архиве изданий
Разделы
О нас
Свежий номер
Наша аудитория
Реклама в журнале
Архив
Предложить тему
Рубрикатор








 

Визитка — атрибут делового этикета

Алексей Фадеев

Деловое знакомство, как правило, начинается с обмена визитными карточками, поэтому визитка должна быть сделана так, чтобы у человека, который ее получает, вызвать положительные эмоции, а не раздражение. Хорошая визитная карточка обязательно стильная, функциональная, профессионально сверстанная и качественно напечатанная. При получении визитки человек визуально ее оценивает. Поэтому рекомендуется придерживаться классического стиля и не злоупотреблять разного рода изысками при ее изготовлении.

Назначение визитных карточек

Визитка выполняет информативную и рекламную функции. Она не только оповещает, но и оказывает некоторое воздействие на получателя. Необходимо, чтобы адресат решил воспользоваться данной ему визитной карточкой.

Многие считают, что визитные карточки используются лишь при деловой переписке и во время переговоров. Но кроме этого протокольные правила и деловой этикет, а также «институт» гостеприимства предусматривают следующие формы общения как официального, так и неофициального характера: поздравления с праздником, соболезнования, ответы на поздравления, выражения признательности, благодарности, сопровождения подарка, сувенира, цветов и некоторые другие формы контактов, которые предусматривают использование визитных карточек.

Требования к форме и содержанию визиток

Визитные карточки представляют собой прямоугольник не слишком плотного картона небольшого формата: 5 х 9 см, а для женщин (в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности) — 4 х 8 см. Менеджеры высшего звена используют визитные карточки размером 6 х 10 см. Карточки их жен должны быть в этом случае на 1 см меньше.

Как правило, визитная карточка должна иметь черный текст на светлом фоне, напечатанный без каких-либо рамок или завитушек. Нормы этикета не рекомендуют использовать широкую цветовую гамму визиток, карточки на пластмассе или даже на коже. Предпочтительнее сосредоточиться на выборе отменного качества бумаги, которая может быть слегка тонирована, иметь сатинированную поверхность. Желательно избегать глянцевой поверхности карточек. Ошибкой является изготовление визитных карточек из пластика и ламинированной бумаги, т.к. на таких визитках невозможно сделать какие-либо записи. Европейская традиция подразумевает использование розового, голубого и белого фона, а текст темно-синего, темно-коричневого и черного цвета. На визитки государственных чиновников, согласно протоколу, наносят герб и флаг.

Шрифт визитных карточек зависит от местной практики и строго не регламентируется, он просто должен быть удобочитаем. Имя, как правило, выделяется легко читаемым полужирным шрифтом немного большего размера. Ошибочным является использование декоративных шрифтов.

Правила оформления визитных карточек

Карточка — одна из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она является выражением как индивидуального стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля. Лучше, когда визитка имеет классический вид: наверху по центру — название фирмы (организации), в которой работает владелец визитной карточки, ниже по центру — имя, отчество и фамилия, еще ниже — должность; а в правом нижнем углу — телефон, факс, адрес электронной почты.

В российском бизнесе и гостеприимстве сложилась практика печатания текста с одной стороны на русском языке, а с обратной стороны на английском. Но не стоит забывать, что по протоколу текст визитной карточки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой, чистой стороне, можно было сделать какие-либо записи. Поэтому правильнее иметь визитки двух видов — напечатанные на родном языке, а также на английском.

Если визитка напечатана на иностранном языке, имя и фамилия пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой, т.к. на других языках понятие «отчество» отсутствует и его могут принять за второе имя.

Деловые визитные карточки сотрудников магазинов и предприятий сферы услуг по своему оформлению могут отходить от строгих норм этикета, т.к. это не только информационная, но и рекламная продукция. На таких карточках на обороте может быть помещена схема проезда.

Виды визитных карточек

В личной визитной карточке имя, отчество и фамилия печатаются прописными буквами, должность — строчными. Необходимо помнить, что первоначально следует писать свое имя, отчество и только после этого фамилию. Обычно указывается адрес фирмы и телефон, как рабочий, так и домашний.

Разновидностью личной карточки является семейная, или карточка супругов. Имя жены в таких карточках ставится перед именем мужа.

Неотъемлемым атрибутом современного делового общения остается деловая визитная карточка. Особое значение она имеет при общении с людьми, не говорящими на родном языке владельца карточки. На ней вполне возможно использование логотипа фирмы или организации. Деловая визитка может содержать звание или титул владельца визитной карточки, указания на сферу его ответственности в рамках организации, номера телефонов, факса, телекса, электронной почты. Если сменился телефон, можно аккуратно вписать новый номер, зачеркнув старый. Зачеркивать и вписывать новое наименование должности считается дурным тоном. Деловая визитная карточка без адреса также не соответствует нормам этикета. Исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица. Если у фирмы меняется адрес и новые телефоны неизвестны, лучше указать официальный адрес организации, телефон секретариата или канцелярии. В случае если организация имеет несколько филиалов, на деловых визитных карточках ее представителей могут быть указаны несколько адресов.

Международная символика

По правилам протокола в определенных случаях на визитной карточке могут быть проставлены от руки буквенные обозначения повода, по которому послана или оставлена визитка. В левом нижнем углу в зависимости от конкретного случая делаются следующие сокращенные надписи простым карандашом:

  • При поздравлениях ставятся сокращенные обозначения соответствующих французских слов: P.F. (pour feliciter) — «чтобы поздравить». В новогоднем поздравлении к ним добавляются еще две, и надпись на визитке выглядит так: P.F.N.A. (pour feliciter le Nouvel An) — «чтобы поздравить с Новым годом».
  • Если визитную карточку посылают в ответ на новогоднее поздравление, в ней нужно не только поблагодарить, но и в свою очередь поздравить партнера. Для этого следует написать P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feliciter le Nouvel An) — «чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом».
  • В знак благодарности за поздравления или выражения благодарности в течение 24 часов посылается ответная визитная карточка, в нижнем левом углу которой делается надпись: P.R. (pour remercier) — «чтобы поблагодарить».
  • Визитную карточку с буквами Р.С. (pour condoleance) — «для соболезнования» — посылают для выражения соболезнования по случаю национального траура либо в случае смерти делового партнера.
  • Если человек, уезжая из страны, где он находился с визитом, не нашел возможности лично проститься с деловым партнером, можно послать ему визитную карточку с надписью: Р.Р.С. (pour prendre conge) — «в знак прощания».
  • При желании быть заочно представленным кому-либо необходимо послать свою визитную карточку вместе с карточкой другого лица, уже знакомого с тем, кому посылающий свою визитку хочет представиться. На такой карточке должно быть написано Р.Р. (pour presenter) — «разрешите представиться». В ответ лицо, которому человека представили, присылает свою карточку.
  • P.F.C. (pour faire connaissance) — выражение удовлетворения знакомством.

Визитные карточки с буквами p.r., p.p.c. остаются без ответа. В ответ на визитные карточки с сокращениями p.c., p.f.c. посылают свою визитку с буквами p.r., т.е. благодарят.

Это стандартная международная символика, которая одинаково понимается во всех цивилизованных странах. В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с адресатом на визитных карточках делаются и другие надписи (обязательно в третьем лице). Например: «Благодарит за новогоднее поздравление», «Благодарит за внимание», «С наилучшими пожеланиями» и т.п.

Вручение и принятие визитных карточек

При состоявшемся знакомстве первым визитную карточку вручает тот, чей ранг и должностное положение ниже. Если партнеры находятся на одном должностном уровне, первым вручает карточку лицо, младшее по возрасту. Если должностное положение и возраст партнеров одинаковы, первым вручает свою визитную карточку тот, кто окажется более вежливым. При визите за рубеж процедура обмена визитными карточками облегчается, поскольку согласно этикету первыми должны вручать свои визитки хозяева.

Полагается передавать визитную карточку партнеру повернутой так, чтобы он мог сразу прочитать текст. Следует вслух произнести свою фамилию, чтобы партнер смог более или менее усвоить произношение имени владельца карточки. Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, чтобы не путаться в именах. Лучше рассортировать их в том порядке, в каком партнеры будут сидеть во время деловой встречи. Нельзя мять чужие визитные карточки, делать на них пометки, вертеть на глазах у хозяина карточки, т.к. это может восприниматься как неуважение к собеседнику.

Визитную карточку принято вручать лично. Но она может быть и послана с курьером или шофером как знак уважения. Не рекомендуется, но и не исключается посылать визитную карточку по почте. Если карточки, адресуемые нескольким лицам, посылаются на фирму в одном конверте, то в левом верхнем углу каждой из них необходимо написать фамилию лица, которому она предназначена. Визитные карточки, завозимые лично адресату ее владельцем, загибаются в зависимости от местной практики. В нашей стране принято загибать, а затем расправлять правый верхний угол карточки или ее правую сторону по всей ширине. Фамилия того, кому оставляется визитная карточка, не пишется. Вручать ее с чувством благодарности и других чувств лично адресату не принято. Серьезное нарушение правил этикета обмена визитными карточками — ситуация, при которой деловой партнер, принимающий визитку, не узнает лицо, с которым когда-то обменялся карточками.

Все полученные визитки целесообразно систематизировать с учетом сферы деятельности их владельцев, по организациям или по алфавиту. Для их хранения удобно использовать специальные визитницы. Анализ визитных карточек может дать дополнительную информацию о статусе ее владельца, организации, которую он представляет.